Los lineamientos para la brevedad y eficiencia en la realización de informes, dictámenes y otros actos de simple administración
Artículo 1.- Brevedad y concreción en los documentos escritos.
Sin perjuicio del estricto cumplimiento del deber y garantía constitucional de motivación. Las entidades públicas que formen parte de la Administración Pública Central, Institucional y Dependiente de la Función Ejecutiva cumplirán con los siguientes lineamientos para la concreción y eficiencia de todo tipo de informe, dictamen o acto de simple administración escrito en general:
- Fijarán los puntos relevantes de su contenido en párrafos cortos y concisos;
- Expresarán sus conclusiones con claridad y precisión;
- Cuando sea necesario referirse a informes o criterios de otras dependencias u organismos que se remitan como anexos al documento principal, no será obligatorio transcribir total ni parcialmente el texto adjunto; bastará una referencia descriptiva de sus elementos, conclusiones o argumentos principales;
- Sin perjuicio de la precisión técnica de las palabras o conceptos de una ciencia o arte, se preferirá la utilización de frases cortas y expresivas, aún si son de carácter coloquial;
- Evitarán el uso de formulismos que por una reiterada utilización se han incorporado repetitiva e innecesariamente en los documentos oficiales, pero que no aportan contenido significativo al mismo. La mayoría de estas frases pueden ser reemplazadas con oraciones más concretas o simplemente eliminadas;
- No todo asunto requiere ser tratado en una reunión. En el caso de directrices e instrucciones directas que pueden ser emitidas por medio de un oficio, correo electrónico o sumilla, se preferirán éstas; y,
- La motivación del acto se referirá únicamente a normas constitucionales, legales o reglamentarias que tengan directa relación con el asunto materia del informe o dictamen y, en todo caso, se evitará la cita de normas o disposiciones que tengan una relación tangencial o indirecta con el asunto.
Artículo 2.- Documentación requerida a los ciudadanos.
De conformidad a lo establecido en el artículo 11 de la Ley para la Simplificación y Eficiencia de Trámites Administrativos y su Reglamento, salvo que exista disposición contraria en una ley especial, no se requerirá a los ciudadanos la sujeción a procedimientos no previstos en la ley ni la presentación de información o documentos que pueden obtenerse en bases de datos de las entidades que conforman el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos o en bases develadas por entidades públicas. En particular, se prohíbe requerir copias de cédulas y certificados de votación conforme el artículo 23 numeral 1 de la referida ley.
DISPOSICIÓN GENERAL ÚNICA
Encárguese de la ejecución del presente Decreto Ejecutivo a las entidades que conforman la Administración Pública Central, Institucional y Dependiente de la Función Ejecutiva. La Secretaría General de la Administración Pública y Gabinete de la Presidencia de la República, de ser necesario, emitirá los manuales o instructivos que considere pertinentes para el correcto cumplimiento de este Decreto Ejecutivo.