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MILENIUM ACADÉMICO

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Este Sistema Administrativo Financiero MILENIUM ACADÉMICO versión académica ha sido fruto de experiencias de algunos años en Empresas PYMES sean estas de bienes o de servicios.

 La gran ventaja que tiene este sistema es su gran facilidad de uso y versatilidad debido a que esta desarrollado para ambiente Windows sean estos para XP/Vista/W7/W8 y SERVER 2003/2008.
Nuestro compromiso es satisfacer sus necesidades de información siendo estas:

Contable y Tributaria.

  • Control Bancario.
  • Activos Fijos.
  • Inventarios.
  • Facturación.
  • Cuentas por Cobrar.
  • Cuentas Por Pagar.
  • Gerencial.
  • Seguridades.
  • Utilitarios.

Roles de Pago.

  • Parametrización
  • Empleados
  • Cargas Familiares
  • Procesos
  • Reportes

Normas internaciones de Información Financiera (NIIF´S) PYMES

  • Documentos NIIF´s
  • Transacciones
  • Activos Fijos
  • Inventarios
  • Cuentas por Cobrar
  • Cuentas por Pagar

Contable y Tributaria

  • Definición de Parámetros.- Establece los diferentes códigos para activos, pasivos, patrimonio, ingresos y Gastos; definición del mayor de bancos y de la cuenta de pérdidas y ganancias, de la fecha de ingreso de las transacciones y de la máscara para el ingreso de las cuentas contables y el formato de tipo de cheque.
  •  Definición de los Grupos de Documentos.- Están creados los ingresos, egresos, asientos de diario, notas de debito y de crédito inicializados con el valor de uno, pudiendo ser modificados tanto en su denominación como en su valor.
  •  Definición de Autorizaciones del SRI.- Todos los documentos que tiene la Empresa frente al SRI es decir Retenciones, Facturas, Notas de Crédito, de Débito, Liquidación de Compras, Guías de Remisión se establece por cada punto de emisión su No. de Autorización, Fecha de caducidad, número de comprobante inicial y final.
  •  Mantenimiento de Centros de costo.
  • Plan de Cuentas.- Mantenimiento de cuentas, tanto de mayor como de movimientos que se puede agregar, modificar, eliminar, consultar e imprimir.
  •  Transacciones.- Ingreso de los diferentes comprobantes con incremento automático del número secuencial, ingreso de dos niveles de detalle al nivel de todo el comprobante, referencia para el número del cheque, número de factura, nota de venta, etc. En lo que corresponde al detalle de las cuentas proporciona ayudas en localización de cuentas, o de descripción de las cuentas, de transacciones, o por el detalle; graba la transacción cuando el asiento se encuentre cuadrado y si existe una diferencia registra en la columna de los débitos ó de los créditos, emisión de comprobantes, cheques y retenciones.

Procesos.

  • Consolidación llamado precierre para acumular y disponer de los saldos finales mensuales.
  • Cierre Mensual.- Para comenzar el siguiente mes.
  • Cierre Anual.- Para comenzar un siguiente ejercicio.
  • Depuración.- Ordenamiento de índices y eliminación definitiva de información que se elimino lógicamente.
  • Anexo Transaccional Simplificado (ATS) incluye validador y generador en formato XLS actualización 2013.

Reportes. El sistema brinda los siguientes reportes:

  • Diario.
  • Mayor.
  • Balance de Sumas y Saldos (4 tipos).
  • Balance de Situación (por niveles).
  • Estado de Resultados (mensual ó acumulado y por niveles), por Centro de Costos.
  • Anexos.
  • SRI generación de los formulario F103 y F104
  • Generador de Reportes. Permite filtrar la información sea por beneficiario, fecha, comprobante, referencia, valor y ordenar por algunos campos es muy útil para múltiples fines sean estos periódicos o eventuales.

Todos estos reportes pueden ser vistos en pantalla, enviados a la impresora, generados a Excel.

Control Bancario

Este módulo permite ingresar los saldos bancarios mensuales, registrar los cheques que han sido cobrados, así como también los depósitos en tránsito, los cheques no cobrados de períodos anteriores y los siguientes reportes:

  • Conciliación bancaria.
  • Libro de bancos.
  • Estado de cuenta bancaria agrupado por ingresos, cheques, notas de debito y de crédito.

Control de Inventarios

Parámetros. Se definen el formato de fecha, % del IVA, soporta hasta 4 decimales en cantidad y en precio en lo que respecta al producto (bien o servicio), opción de control con valores negativos, si trabaja con numero de serie y definición de relación con las cuentas contables.

 Trabaja también con grupos, siendo estos:

 Productos. Es muy útil agrupar a los productos por su grupo principal, para facilitar el reporte de lista de precios.

  • Ventas. Cuando la empresa tiene diferentes grupos de ingresos el reporte de comprobantes los agrupa.

Documentos. Se encuentran predefinidos Ingresos, Salida, Devolución en compras, Préstamos, Ajustes en (+), Ajustes en (-) Consignaciones; pudiendo crear otros documentos que Ud. crea sean necesarios y su numero secuencial es automático.

Mantenimiento.

  • Proveedores.- información relacionada con cada proveedor en relación con su código, contable, código de identificación del proveedor y demás información pertinente.
  • Bodegas.- código de la bodega y su localización física de la misma.
  • Medidas.- código de 2 posiciones alfanuméricas y descripción.
  • Productos.- Relación con el código contable, código del producto, descripción, código del proveedor, código de la unidad de medida, maneja 3 tipos de precios de venta, sí el producto esta excepto del pago del IVA o no.
  • Vendedores.- Código del vendedor, nombre del vendedor, código de control de comisiones.

Transacciones.

Documentos: Los documentos que maneja son los siguientes:

  • Ingresos
  • Salida
  • Devolución en compras
  • Préstamos
  • Ajustes en (+)
  • Ajustes en (-)

Permite escoger cualquiera de los documentos preestablecidos generándose un numero secuencial automático, e ingresar la información de cliente o proveedor según convenga, fecha de emisión y de vencimiento y sobre todo la información del código del producto, la cantidad, valor de descuento por unidad, subtotal, descuento por todo el documento, valor por concepto de IVA, otros recargos (fletes, transportes, etc.) y el total a pagar.

Procesos.

  • Consolidar. Este es un precierre mensual en la cual se calculan saldos en valor y en cantidad basándose en las compras que se ingresan con los precios unitarios siendo el cálculo sobre la base del costo promedio ponderado.
  • Cierre Mensual. Consolida y cierra el mes pasando los saldos iniciales al siguiente mes.
  • Reversar. Vuelve a abrir un período que estaba cerrado.
  • Precios de Venta. Este proceso puede actualizar los precios de venta por proveedor, por rango de productos, por bodega, etc.
  • Inventario Físico. Con esta opción regula el inventario físico y el inventario que tenemos registrado en la computadora a una fecha determinada.

Reportes.

  • Saldos (unidades, valores, unidades y valores).
  • Listado de Precios.
  • Items y Stock.
  • Kárdex (Detalle y Resumen).
  • Resúmenes de Comprobante.
  • Generador (Resumen y de Movimientos).

Facturación

Documentos. Los documentos que maneja son los siguientes:

  1. Facturas.
  2. Devolución en Ventas.

Parámetros.

  • Definición de factura.- Se definen todos los campos que se necesitan para la facturación para cualquier tipo de formato.
  • Comisiones.- pudiendo ser un valor constante o por rangos de montos de venta.

Mantenimiento.

Bodegas.- código de la bodega y su localización física de la misma.
Medidas.- código de 2 posiciones alfanuméricas y descripción.
Productos.- Relación con el código contable, código del producto, descripción, código del proveedor, código de la unidad de medida, maneja 3 tipos de precios de venta, sí el producto esta excepto del pago del IVA o no.
Alumno.- código contable, código del cliente del estudiante, nombre del cliente, datos del representante, dirección.

Transacciones.
Permite escoger cualquiera de los documentos preestablecidos generándose un numero secuencial automático, e ingresar la información de cliente, del vendedor, fecha de emisión y de vencimiento y sobre todo la información del código del producto, la cantidad, valor de descuento por unidad, subtotal, descuento por todo el documento, valor por concepto de IVA, otros recargos y el total a pagar.

Reportes

  • Monto por ventas de vendedores (Detalle y Resumen).
  • Facturas Anuladas.
  • Lista de Precios
  • Ítems y Stock
  • Generador.
  • Ganancias Brutas
  • Resumen de Comprobantes.

Módulo Académico

Para lo cual definimos:

  • Alumnos.
  • Periodos.
  • Grados o Cursos.
  • Rubros por Periodo.
  • Rubros por Grupo.
  • Generación de Facturas en Bach mediante este proceso se copia del mes anterior al actual y se procede a realizar los actualizaciones que sean necesarias y a la impresión de todo el lote mensual de facturas.
  • Registro diario del cobro de pensiones y cierre diario de caja.

Control de Cartera

Mantenimiento.
Alumno.- código contable, código del cliente del estudiante, nombre del cliente, datos del representante, dirección.

Vendedores.- Código del vendedor, nombre del vendedor.

Consultas.

  • Estado de Cuenta por cada alumno.
  • Movimientos ordenados por fecha.

Transacciones.- Mantenimiento de la información de cada comprobante relacionada por cada alumno.

Reportes:

  • Análisis de vencimientos.
  • Relación de cobros.
  • Estados de cuenta.
  • Movimientos.
  • Saldos.
  • Generador.

Cuentas por Pagar

Mantenimiento.

Proveedores.- información relacionada con cada proveedor con relación a su código, contable, código de identificación del proveedor y demás información pertinente.

Consultas

  • Estado de Cuenta por cada proveedor.
  • Movimientos ordenados por fecha.

Transacciones.- mantenimiento de la información de cada comprobante relacionada por cada proveedor.

Reportes:

  • Análisis de Vencimientos.
  • Estados de Cuenta.
  • Movimientos.
  • Saldos.
  • Generador.

Módulo Gerencial

Este módulo es muy útil para la Gerencia o el nivel Ejecutivo de la Empresa que ayuda a la toma de decisiones oportuna debido a que tiene lo siguiente:

  • Índices financieros.
  • Ítems más vendidos.
  • Ítems sin movimiento.
  • Análisis de precios de compra.
  • Facturación por vendedores.
  • Facturación por clientes.
  • Facturación por ciudades.
  • Proformas vs. Facturas.
  • Clientes cumplidos.
  • Clientes morosos.
  • Recuperación De cartera.
  • Control de Ingresos.
  • Compras por proveedor.

Utilitarios

Creación, modificación, eliminación y mantenimiento de las Empresas que no tiene límite en el número de empresas que se pueden generar y pudiendo copiar plan de cuentas, productos, alumnos, proveedores, vendedores, definiciones de factura, guía de remisión, etc.

Seguridad al Sistema

Cada usuario tiene su clave de acceso y restricción a cada módulo y por cada opción puede tener acceso o prohibición de: Lectura, Escritura, Borrar, Todas ó ninguna de esta manera evitamos manipulación inadecuada por el personal no autorizado.

Roles de pago

Es un sistema informático modular y parametrizable, diseñado para manejar cualquier tipo de nómina.

  • Es Multiempresa y Multiusuario.
  • Contempla las disposiciones y exigencias legales en materia laboral.
  • Desarrollado para trabajar en condiciones de seguridad y confidencialidad, con niveles de acceso.
  • Parametrización de los diferentes tipos de Ingresos y Egresos.
  • Generación de asientos contables hacia el sistema contable Milenium tanto de roles mensuales como de provisiones o de cheques cuando no tienen convenio bancario.
  • Exporta hacia el IESS y a los Bancos cuando convenio bancario a cuentas corrientes, de ahorros o virtuales.
  • Control de préstamos y el sistema carga la cuota mensual respectiva.
  • Generación de diferentes tipos de reportes:
    • Mensuales (anticipos, individual, ingresos, egresos, firmas, préstamos, resumen).
    • Decimos (Tercero y cuarto).
    • Reportes al IESS (Planillas, Fondos de Reserva).
    • Anexos del SRI (RDEP) y formulario 107.
    • Utilidades.
    • Otros (imp. A la renta, Liquidaciones, cumpleaños, rutas de transporte).
  • Control de Novedades de cada empleado por fecha.
  • Control de herramientas que se les proporciona a personal técnico o de mantenimiento.

Control Biométrico

Se ajusta a cualquier equipo biométrico con el cual cada empleado tiene un código de empleado y se enlaza para cargas los timbres de entrada y de salida con lo cual el sistema realiza los siguientes opciones:

  • Parametrización de Lector
  • Ingreso de permisos con sueldo, sin sueldo, con cargo a vacaciones
  • Carga de datos.
  • Verificación de timbres.
  • Calculo automático de atrasos, horas extras en función de turnos.
  • Migración de valores al rol de cada empleado de valores a descostar por atrasos y permisos
  • Migración de valores al rol de cada empleado de valores a incrementar de horas extras.

Normas internaciones de Información Financiera (NIIF´S) PYMES

Como es de conocimiento público la Superindencia de Compañías mediante resolución obliga a las Empresas PYMES (pequeñas y medianas empresas a llevar una contabilidad para NIIF´s (normas internacionales de información financiera) a partir del primero de Enero del 2012 para lo cual se va a tener una contabilidad tributaria y otra bajo NIIF´s y en este año se debía entregar el cronograma de aplicación y hasta el 30 de noviembre los asientos respectivos de ajuste .

Con respecto a este requerimiento Sermatick ha desarrollado un módulo para cumplir a cabalidad que tiene independiente y complementario a la vez que contiene:

  • Control de Usuarios
  • Contabilidad
  • Niff por primera vez que incluye las cuentas NEC a NIIF.
  • Proceso de carga a Niff 2012.
  • Comprobantes Niif´s.
  • Transacciones Niif´s.
  • Reportes
    • Diarios,
    • Mayores,
    • Estado de situación Inicial,
    • Estado de Resultados,
    • Estado de Cambios de Patrimonio,
    • Notas,
    • Flujo de Efectivo.
  • Activos Fijos
  • Inventarios
  • Cuentas por Cobrar
  • Cuentas por Pagar

Requerimientos mínimos:

Servidor

Hardware:

  • Computador i3
  • Memoria  4 GB RAM
  • Espacio mínimo en disco 200 GB
  • Impresora (Matricial, Inyección o Láser)
  • UPS DE 500 V.A.
  • Intalación eléctrica con conexión a tierra

Software:

  • Sistema operativo ,XP, VISTA,W7,W8 ó Windows Server 2003,2008.
  • Antivirus (licencia).

Estaciones de trabajo

Hardware:

  • Computador dual core mayor a 2 GHz
  • Memoria 2 GB RAM.
  • Espacio mínimo en disco 10 GB.
  • Impresora (Matricial, Inyección o Laser)
  • UPS DE 500 V.A.
  • Instalación eléctrica con conexión a tierra

Software:

  • Sistema operativo ,XP, VISTA,W7,W8
  • Antivirus (licencia).

 

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